参与生态文明贵阳国际论坛2016年年会后的思考

　　生态改革办 赵兴国

　　7月10日，生态文明贵阳国际论坛2016年年会在贵阳市生态国际会议中心圆满、成功、精彩闭幕。年会期间，我厅协办了“生物多样性与绿色发展”和“核安全”两个分论坛，在全体工作人员的共同努力下，2个分论坛均取得圆满成功，达到了预期效果。

　　一、协办工作的主要做法

　　一是注重组织领导。为做好“生物多样性与绿色发展”、“核安全”两个分论坛的协助承办工作，我厅按照省服务保障工作领导小组会议精神，及时成立了工作领导小组，由厅长任筹备组组长，分管厅领导任副组长，相关处(室)和直属单位负责同志任成员，按照“既要论起来、又要干起来”的主基调，以“细致、精致、极致”为工作目标，着手安排部署协办分论坛的筹备工作，生态文明办公室负责我厅协办工作的综合协调，在做好日常工作的同时，履行我厅分论坛筹备组办公室的职能职责，向上对接环保部相关主办单位和省服务保障工作领导小组及其办公室，向下联系二个分论坛的协办单位。在厅长的亲自关心和高度重视下，分管副厅长具体主抓，相关单位把协办工作作为重要的政治任务来抓，使各项筹备工作得到有力保障，这是此次我厅协办工作顺利开展的前提和基础。

　　二是分工明确，责任到人。明确由生态处会同贵阳市生态委协办“生物多样性与绿色发展”分论坛，由辐射处、省辐射站会同贵阳市生态委协办“核安全”分论坛，由宣教中心做好两个分论坛的相关新闻宣传工作。根据省厅的安排，各单位主要负责同志为协办工作的第一责任人，并相应的成立了组织机构，按照工作需要明确专人分别负责对外联络、嘉宾信息录入、证件办理、快讯编写、住房安排、嘉宾接送等具体工作。确保有人牵头、有人对接，落实责任和任务，进一步提升各项筹备工作效率和质量，确保论坛圆满、成功、精彩召开。

　　三是强化沟通协调。一方面，我们加强与省服务保障工作领导小组及其办公室的汇报和沟通，在领导小组的指导下，不断解决筹备工作中存在的问题和困难。另一方面，做好与嘉宾的沟通和联系工作。按照省保障办的要求，每一位参会嘉宾都将提供30余项本人的相关信息以录入会议系统管理，这是一项非常繁琐、工作量非常大的工作，而且必须充分取得嘉宾的理解和支持。各协办单位的信息员经过无数次的电话征询、邮件往来、上网搜索等方式，顺利完成嘉宾信息录入和办证工作。作为协办方，生态处、辐射处、贵阳市生态委、辐射站、评估中心、环科院、宣教中心在这次筹备工作中主要以搞好服务为主，对分论坛本身又没有主动权，绝大部分筹备事项都要与主办方、省服务领导小组和论坛秘书处磋商定夺，同时又要将主办方的意见反馈给省服务保障工作领导小组及其办公室，通过参与筹备工作的每一位同志与省服务保障工作领导小组办公室及相关各方耐心、细致、反复的沟通、协调，使得各方面工作尽快达成共识、统一了目标，使分论坛得以顺利举办。

　　四是细化后勤服务。参加今年年会的嘉宾人数多、规格高，后勤服务是整个筹备工作的重中之重。我厅协办的2个分论坛的嘉宾中，外宾比例近40%，个性化需求差异大，按照省服务保障工作领导小组的要求，对省部级以上重要嘉宾，分别明确接待责任厅领导、联络员、一对一服务人员，从嘉宾落地开始就实行一对一服务。对其他嘉宾，尽管省里统一安排了接送车辆等服务，但我厅各分论坛协办单位均专门安排轿车开展接送机服务，让各位嘉宾充分受到尊重，避免他们对我们的接待工作产生“厚此薄彼”之感。正是各协办单位热情细致的后勤接待，有力保证了各位嘉宾论坛期间吃好、住好、休息好，让各分论坛顺利举办的同时，也得到了各位参会嘉宾的称赞。

　　二、存在的问题和下步努力方向

　　总结这次分论坛的协办工作，也存在一些问题和不足，主要体现在以下几个方面：

　　一是对论坛筹备工作不确定因素预判不足。这次筹备工作从3月份着手安排，并成立相应的组织机构，明确了相关责任人。在与主办方沟通的过程中，没有预见性的做好应对不确定因素的准备。如各分论坛的策划方案一直摇摆不定，尤其是“核安全”主题论坛到5月11日才确定下来;分论坛的嘉宾人数和人员迟迟无法确定，论坛开幕前半个月还在不断变更，使得住房安排、接送机服务、证件办理等各项工作受到较大影响。

　　二是积极性和主动性还不够。按照省保障工作领导小组工作安排，我厅这次年会期间负责协办“生物多样性与绿色发展”、“核安全”两个分论坛。由于存在对主办方的依赖心理，认为主办方会主动开展相关工作的联系和沟通，我们只是协助，存在主办单位需要我们做什么我们再做的主观认识，导致沟通不及时、信息不对称、情况不明确，后期很多服务保障工作处于被动状态。

　　结合这次年会分论坛协办工作中上述这些问题，在今后类似工作中，我们需要从以下几个方面加以改进：

　　一是要超前谋划。要结合国际国内生态文明的重点领域，围绕省委、省政府的中心工作，充分征求环保部的意见，结合部里的关注点和环保工作的难点的热点，在论坛年会主题范围内，找准分论坛方向，确定分论坛主题，与省服务保障领导小组办公室和论坛秘书处提前对接，敲定策划方案，进一步提高我厅协办分论坛的影响力，进入主视野，提高外界的关注力。同时，对活动期间各项工作做好预评估，对其中可能出现的困难和问题进行分析，对相关的人力、物力和财力进行安排落实，确保前期工作顺利推进。

　　二是要做好预案。对任何一项工作不能抱侥幸心理，不能依靠主观臆想，主动设想工作推进中存在的问题和困难并及时做好相关预案，对不清楚的情况要主动去了解、追踪，不回避、不推诿，这是做好协办工作的必然要求。

　　三是要善始善终。今后类似的工作中，我们一定要紧紧围绕中心目标开展工作，更加注重结果，坚持“一切过程都为结果”的理念，把重要的成果掌握在自己手里，切实避免“虎头蛇尾”。

　　四是要全方位介入。类似的重大活动，我们不能只关注接待服务工作，把精力全部投入到会场布置、来宾吃住行等这类事务性工作。要把与各分论坛主题相关的处室和单位也要参与进来，把挖掘、整理专家学者们的前沿理念、观点并为我所用作为重中之重。对环保领域的重要专家、学者和企业家要实行重点跟踪对接，借论坛这个平台创造合作机会，推进我省环境保护领域的对外开放合作。

　　三、工作建议

　　根据今年我们在协办工作中发现的困难和存在问题，在今后的年会中，建议：

　　一是省服务领导小组加大统筹论坛筹备各项工作的力度，明确主办方、协办方的相应工作要求，尽早明确各项筹备工作的内容、时间节点、责任部门等，对筹备工作统一管理，共同负责、共同担当。例如：对细化执行方案完成情况和贵宾、嘉宾、来宾邀请情况等重要工作，省服务保障领导小组要及时向主办方和协办方进行通报，对滞后的工作提出具体要求。

　　二是科学统筹分配论坛举办相关资源。针对年会规模逐年加大，嘉宾人数增多，差异服务难以满足的情况，省服务领导小组应依据分论坛举办规模，科学合理分配会场资源、酒店资源、车辆资源等论坛举办资源，避免因资源配置不合理增加论坛服务保障工作难度。例如：我们协办的“生物多样性”分论坛，按照领导小组的工作要求，已经上报了论坛人数规模，因嘉宾系统中不能导出嘉宾信息，导致分配酒店房间变成了四个酒店，这样的酒店分配我们认为并不是非常合理，同时也给我们的服务保障工作带来很大的难度。因此建议保障服务领导小组在今后的统筹工作中尽量避免类似情况发生，并且尽量合理调配好相关资源。

　　三是各服务保障小组要加强沟通，协调一致，互通共享，避免同一事项多次重复上报。有关工作要求希望能通过小组办公室统一下发，避免多头要求，反复沟通。能不开的会尽量不开，能一次通知清楚的不分成多个工作保障小组多次通知。

　　四是完善会议嘉宾管理系统功能，提高办公效率。同时，保障相关网络畅通运行，避免在信息录入过程中出现信息丢失。

　　五是建议协办方的各项保障工作由市场化运作，改变一下机构臃肿，效率低下的办会方式。